Автоматизация отчётности маркетинга. Сколько часов в месяц она возвращает

Отчёт, который собирается вручную, стоит дороже, чем кажется. Специалист тратит на него несколько часов в неделю, данные устаревают к моменту готовности, а ошибки при переносе цифр искажают выводы. Разберём, как выстроить автоматизацию отчётности и что это даёт.

Сколько времени уходит на отчёты вручную

Типовая картина выглядит так. Данные выгружают из двух или трёх рекламных кабинетов, отдельно из веб-аналитики, отдельно из CRM. Потом всё сводится в таблицу, где вручную сопоставляются кампании, источники и сделки.

На такой цикл уходит от трёх до восьми часов в неделю. В месяц это двенадцать или тридцать часов работы, за которые бизнес не получает ничего, кроме самой таблицы. За это время специалист мог бы заниматься ставками, объявлениями и посадочными страницами.

Какие данные нужно свести

Для управленческого отчёта нужны четыре потока данных.

• Расходы и клики из рекламных кабинетов с разбивкой по кампаниям и источникам
• Обращения с сайта и телефонии, включая формы, звонки и сообщения в мессенджерах
• Сделки и суммы из CRM с указанием источника обращения
• Данные веб-аналитики по поведению на сайте и конверсии страниц

Ключевая связка это источник заявки в карточке сделки. Пока его нет, расходы и продажи живут отдельно, и свести их можно только вручную.

Инструменты и способы автоматизации

Есть три уровня автоматизации, и выбирать стоит по задаче, а не по цене лицензии.

Первый уровень это встроенные отчёты кабинетов и аналитики с настройкой регулярной отправки на почту. Дёшево, но данные остаются разрозненными.

Второй уровень это дашборд в BI-системе. Данные подтягиваются через API и обновляются по расписанию. Получается единая картина, где видно расходы, обращения и продажи в одном окне.

Третий уровень это полная связка с CRM и автоматической передачей источника. Здесь появляется расчёт стоимости клиента, а не только заявки.

Как выглядит отчёт на одну страницу

Рабочий отчёт помещается на один экран и содержит пять блоков. Расходы по каналам, обращения и их стоимость, сделки и выручка, стоимость клиента, сравнение с прошлым периодом.

Рядом с цифрами ставится короткий вывод. Что выросло, что упало, что делаем дальше. Такой формат читается за две минуты и не требует пояснений от аналитика.

Что делать с данными, которые не собираются автоматически

Часть информации остаётся вне систем. Например, причины отказов или качество обращений, которые менеджер оценивает вручную. Такие данные не нужно тащить в дашборд.

Для них достаточно ежемесячной заметки с выводами. Смешивать автоматические цифры и субъективные оценки в одном отчёте не стоит, потому что доверие к отчёту падает.

Порядок внедрения

Начинаем с аудита текущих источников и проверки целей. Затем настраиваем передачу источника заявки в CRM. После этого собираем дашборд и проверяем его на реальных данных за прошлый месяц.

Отдельная работа это шаблон отчёта и регламент, по которому он формируется и рассылается. Мы делаем это в рамках услуги автоматизации отчётности. Какие метрики в такой отчёт включать, подробно разобрано в материале о метриках для собственника.

Если отчёты собираются вручную и съедают время команды, оставьте заявку на странице контактов. Покажем, как будет выглядеть ваш отчёт после автоматизации.